Pokok pajak bisa dihitung. Dokumen yang hilang dapat membuat posisi yang sebenarnya benar sulit dipertahankan.
Estimasi baca: 8 menit
Saya lebih takut dokumen yang tidak ada daripada pajak yang belum dibayar.
Kalimat ini mungkin terdengar aneh. Bukankah pajak yang belum dibayar dapat menimbulkan tagihan dan sanksi?
Tentu saja.
Akan tetapi, pajak yang belum dibayar pada dasarnya masih dapat dihitung. Kita dapat menelusuri dasar pengenaannya, menentukan tarifnya, menghitung pokok pajak dan konsekuensinya, kemudian mengambil langkah penyelesaian sesuai ketentuan yang berlaku.
Dokumen yang tidak ada menimbulkan persoalan yang berbeda.
Tanpa dokumen, perusahaan mungkin mengetahui bahwa sebuah transaksi benar-benar terjadi. Direksi mengingatnya. Karyawan yang menangani transaksi juga mengingatnya. Uang bahkan terlihat keluar dari rekening bank.
Namun, ketika transaksi tersebut diuji, ingatan bukanlah arsip. Keyakinan bukanlah bukti. Dan perpindahan uang belum tentu menjelaskan alasan mengapa uang itu dibayarkan.
Di situlah posisi yang secara material benar dapat menjadi sulit dipertahankan.
Transaksi yang Benar Tetap Perlu Dibuktikan
Dalam kegiatan sehari-hari, perusahaan sering merasa satu bukti sudah cukup.
Ada transfer bank, berarti biaya itu benar.
Ada faktur, berarti barang pasti diterima.
Ada kontrak, berarti jasa pasti dilaksanakan.
Padahal, setiap dokumen hanya menjelaskan sebagian dari sebuah transaksi.
Bukti transfer menunjukkan bahwa uang berpindah. Ia belum tentu membuktikan tujuan pembayaran, hubungan pembayaran dengan kegiatan usaha, penerima manfaat sebenarnya, atau apakah barang dan jasa telah diterima.
Faktur menunjukkan adanya penagihan. Ia tidak selalu membuktikan bahwa transaksi benar-benar dilaksanakan sesuai isi tagihan.
Kontrak menunjukkan adanya kesepakatan. Namun, kontrak saja belum membuktikan bahwa para pihak telah menjalankan kewajibannya.
Karena itu, dokumentasi yang kuat bukan sekadar memiliki satu lembar invoice. Dokumentasi yang kuat membentuk rangkaian cerita yang masuk akal sejak transaksi direncanakan, disetujui, dilaksanakan, ditagihkan, dibayar, dicatat, sampai dilaporkan dalam pajak.
Kalau satu bagian hilang, bagian lain mungkin masih membantu. Namun, semakin banyak bagian yang tidak tersedia, semakin besar ruang bagi orang lain untuk menyusun cerita yang berbeda.
Pemeriksaan Pajak Tidak Hanya Menguji Angka
Undang-Undang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan mewajibkan pembukuan atau pencatatan dilakukan dengan iktikad baik dan mencerminkan keadaan atau kegiatan usaha yang sebenarnya. Buku, catatan, dan dokumen yang menjadi dasar pembukuan atau pencatatan, termasuk data elektronik, wajib disimpan selama 10 tahun di Indonesia. [1][2]
Ketentuan tersebut menunjukkan bahwa laporan keuangan dan SPT bukanlah titik awal seluruh kebenaran. Keduanya merupakan hasil akhir dari berbagai transaksi yang harus dapat ditelusuri kembali.
Dalam pemeriksaan, Wajib Pajak wajib memperlihatkan atau meminjamkan buku, catatan, dokumen yang menjadi dasarnya, serta dokumen lain yang berkaitan dengan penghasilan, kegiatan usaha, pekerjaan bebas, atau objek pajak. Undang-undang memberikan waktu paling lama satu bulan sejak permintaan disampaikan untuk memenuhi permintaan tersebut. [1]
PMK 15 Tahun 2025 kemudian mengatur proses peminjaman dokumen secara lebih rinci, termasuk surat permintaan, peringatan tertulis, berita acara pemenuhan, serta perlakuan terhadap dokumen yang tidak diberikan pada waktunya. [3]
Artinya, pemeriksaan bukan hanya percakapan tentang apakah suatu biaya terasa wajar. Pemeriksaan menguji apakah angka tersebut dapat ditelusuri dan didukung.
Perusahaan mungkin mengatakan, “Jasa konsultasi ini benar-benar diberikan.”
Pertanyaan berikutnya akan lebih konkret.
Apa ruang lingkup pekerjaannya? Siapa yang mengerjakan? Kapan hasilnya diterima? Di mana laporan atau korespondensinya? Bagaimana nilai imbalan ditentukan? Siapa yang menyetujui pembayaran? Apakah kewajiban pemotongan atau pemungutan pajaknya telah dipenuhi?
Kalau pertanyaan-pertanyaan itu tidak dapat dijawab dengan dokumen yang saling mendukung, masalahnya bukan lagi sekadar kerapian administrasi. Dasar pengakuan biaya atau perlakuan pajaknya dapat dipersoalkan.
Dokumen yang Terlambat Dapat Kehilangan Kesempatannya
Banyak perusahaan baru mencari dokumen setelah koreksi muncul.
Pada saat pemeriksaan, permintaan dokumen dianggap sebagai gangguan. Tim operasional sibuk. Staf lama sudah keluar. Arsip tersebar di laptop pribadi, pesan WhatsApp, lemari kantor, dan penyimpanan milik vendor.
Kemudian Surat Ketetapan Pajak terbit.
Barulah semua orang bergerak.
Masalahnya, dokumen bukan hanya harus ada. Dalam proses tertentu, dokumen juga harus diberikan pada waktunya.
Pasal 26A ayat (4) UU KUP mengatur bahwa pembukuan, catatan, data, informasi, atau keterangan lain yang diungkapkan dalam proses keberatan tetapi tidak diberikan pada saat pemeriksaan pada prinsipnya tidak dipertimbangkan dalam penyelesaian keberatan. Terdapat pengecualian, antara lain untuk data atau informasi yang pada saat pemeriksaan belum diperoleh Wajib Pajak dari pihak ketiga. [1]
PMK 15 Tahun 2025 juga memberikan ruang bagi dokumen tertentu yang belum diperoleh dari pihak ketiga untuk disampaikan sampai sebelum berita acara Pembahasan Akhir Hasil Pemeriksaan ditandatangani. Namun, ruang tersebut bukan alasan untuk menunda penyiapan dokumen. Fakta, jenis permintaan, asal dokumen, dan waktu penyerahannya tetap perlu diperiksa dengan hati-hati. [3]
Pelajarannya sederhana.
Dokumen yang ditemukan belakangan belum tentu dapat memulihkan seluruh posisi yang hilang sebelumnya.
Ketika Sengketa Masuk ke Pengadilan, Bukti Menjadi Bahasa Utama
Undang-Undang Pengadilan Pajak mengenal beberapa jenis alat bukti, yaitu surat atau tulisan, keterangan ahli, keterangan saksi, pengakuan para pihak, dan pengetahuan hakim. Hakim menentukan apa yang harus dibuktikan, beban pembuktian, serta penilaian terhadap bukti. Untuk sahnya pembuktian diperlukan paling sedikit dua alat bukti. Putusan kemudian diambil berdasarkan penilaian pembuktian, peraturan perpajakan, dan keyakinan hakim. [4]
Ketentuan ini tidak berarti bahwa setiap sengketa otomatis kalah hanya karena satu dokumen hilang. Bukti lain tetap dapat dinilai sesuai keadaan perkara.
Namun, jangan membaca kemungkinan tersebut sebagai jaring pengaman yang nyaman.
Sengketa yang sejak awal didukung kontrak, invoice, bukti penyerahan, bukti pembayaran, korespondensi, persetujuan internal, dan pencatatan yang konsisten tentu berdiri di tempat yang berbeda dari sengketa yang baru mencoba menyusun cerita bertahun-tahun setelah transaksi terjadi.
Kebenaran transaksi perlu diterjemahkan ke dalam bukti. Pengadilan tidak berada di ruangan ketika transaksi dibuat. Ia melihat peristiwa masa lalu melalui apa yang dapat disampaikan para pihak hari ini.
Satu Transaksi Membutuhkan Satu Rangkaian Bukti
Dokumen yang diperlukan tentu bergantung pada jenis transaksi. Namun, perusahaan dapat mulai dengan memahami enam lapisan berikut.
1. Dasar hubungan hukum
Lapisan ini dapat berupa kontrak, surat pesanan, surat penawaran yang disetujui, perjanjian kerja sama, risalah rapat, atau dokumen lain yang menjelaskan hak dan kewajiban para pihak.
2. Persetujuan internal
Perusahaan perlu menunjukkan siapa yang meminta, memeriksa, dan menyetujui transaksi. Bukti tersebut dapat berupa formulir persetujuan, purchase order, notulen, email, atau alur persetujuan dalam sistem.
3. Pelaksanaan transaksi
Untuk pembelian barang, bukti dapat berupa surat jalan, berita acara penerimaan, catatan gudang, atau laporan pemeriksaan barang. Untuk jasa, bukti dapat berupa laporan pekerjaan, timesheet, hasil analisis, korespondensi, berita acara penyelesaian, atau produk kerja lainnya.
4. Penagihan dan pembayaran
Lapisan ini meliputi invoice, kuitansi, rekening koran, bukti transfer, serta rekonsiliasi pembayaran. Dokumen pembayaran harus dapat dihubungkan dengan tagihan dan transaksi yang mendasarinya.
5. Perlakuan akuntansi dan pajak
Jurnal, buku besar, daftar persediaan, perhitungan penyusutan, faktur pajak, bukti pemotongan, dan SPT perlu konsisten dengan substansi transaksi yang sama.
6. Penjelasan komersial
Beberapa transaksi membutuhkan penjelasan mengapa perusahaan mengambil keputusan tersebut. Hal ini semakin penting untuk transaksi dengan pihak berelasi, pembayaran jasa bernilai besar, pinjaman pemegang saham, pembagian biaya, restrukturisasi, atau transaksi yang tidak biasa.
Enam lapisan ini tidak harus menghasilkan tumpukan kertas. Sebagian besar dapat disimpan secara elektronik. Yang penting bukan ketebalannya, melainkan kemampuannya menjelaskan satu cerita yang konsisten.
Contoh yang Sering Terlihat Sederhana
Bayangkan perusahaan membayar Rp500 juta kepada penyedia jasa.
Di rekening bank, pembayaran itu jelas terlihat. Invoice juga tersedia. Namun, kontraknya hanya memuat istilah “jasa konsultasi” tanpa ruang lingkup yang nyata. Tidak ada laporan, korespondensi, catatan pertemuan, atau hasil pekerjaan. Pihak yang dahulu menangani transaksi sudah tidak bekerja di perusahaan.
Apakah pembayaran terjadi? Ya.
Apakah pembayaran tersebut otomatis dapat dipertahankan sebagai biaya yang berkaitan dengan kegiatan usaha? Belum tentu.
Perusahaan masih harus menjelaskan jasa apa yang diterima, manfaatnya bagi usaha, kewajaran nilainya, dan pelaksanaan kewajiban pajaknya.
Contoh lain adalah pembelian persediaan. Perusahaan memiliki invoice dan faktur pajak, tetapi tidak mempunyai surat jalan, bukti penerimaan gudang, atau catatan pergerakan barang. Ketika jumlah yang dibeli tidak cocok dengan penjualan dan stok akhir, dua dokumen tadi belum menyelesaikan pertanyaan paling dasar.
Apakah barang itu benar-benar masuk dan digunakan dalam kegiatan usaha?
Masalah dokumentasi jarang muncul karena perusahaan tidak memiliki kertas sama sekali. Masalah muncul karena dokumen yang tersedia tidak berhasil menghubungkan pembayaran, barang atau jasa, pembukuan, dan perlakuan pajak dalam satu rangkaian.
Jangan Membuat Dokumen Setelah Masalah Muncul
Ketika arsip tidak lengkap, tekanan untuk “melengkapi” dokumen dapat menjadi berbahaya.
Jangan membuat dokumen palsu. Jangan memundurkan tanggal. Jangan meminta pihak lain menandatangani keterangan yang tidak sesuai keadaan sebenarnya.
Dokumen yang hilang boleh direkonstruksi, tetapi rekonstruksi harus dilakukan secara jujur dan dapat dijelaskan.
Perusahaan dapat meminta salinan dokumen dari pemasok atau pelanggan, menelusuri rekening koran, memulihkan email, mengumpulkan data sistem, meminta konfirmasi pihak ketiga, menyusun kronologi berdasarkan bukti yang masih ada, serta membuat keterangan mengenai alasan dokumen asli tidak tersedia.
Rekonstruksi bukan penciptaan fakta baru. Ia adalah upaya mengumpulkan kembali jejak fakta yang memang pernah terjadi.
Bangun Arsip Sebelum Dibutuhkan
Pengelolaan dokumen tidak harus dimulai dengan sistem yang mahal. Disiplin dasar sering kali memberikan perlindungan terbesar.
Perusahaan dapat memulai dari langkah berikut.
- Tetapkan daftar dokumen minimum untuk setiap jenis transaksi;
- Gunakan nomor transaksi yang sama pada kontrak, pesanan, penerimaan, invoice, pembayaran, dan jurnal;
- Simpan arsip berdasarkan tahun, jenis pajak, pihak, dan transaksi;
- Pastikan dokumen elektronik memiliki cadangan dan tidak bergantung pada satu laptop atau satu karyawan;
- Rekonsiliasi kontrak, pembayaran, pembukuan, faktur pajak, bukti potong, dan SPT secara berkala;
- Catat dokumen yang dipinjamkan atau disampaikan saat pemeriksaan beserta tanggal dan tanda terimanya;
- Batasi akses tanpa membuat dokumen penting hanya dapat ditemukan oleh satu orang; dan
- Lakukan pemeriksaan kesiapan dokumen sebelum SPT disampaikan atau sebelum pemeriksaan dimulai.
Jangan menunggu surat permintaan datang untuk mengetahui bahwa arsip perusahaan sebenarnya tidak pernah dibangun.
Penutup
Pajak yang belum dibayar memang harus diselesaikan. Ia dapat menjadi mahal, mengganggu arus kas, dan membawa konsekuensi hukum.
Namun, angka masih dapat dihitung.
Dokumen yang tidak ada menciptakan ketidakpastian yang lebih sunyi. Transaksi mungkin benar, tetapi hubungan antara pembayaran, manfaat usaha, pembukuan, dan perlakuan pajaknya tidak lagi mudah ditunjukkan. Ketika pemeriksaan dimulai, waktu berjalan. Ketika keberatan diajukan, sebagian kesempatan mungkin telah tertutup. Ketika sengketa sampai ke pengadilan, yang tersisa bukan lagi apa yang dahulu diketahui perusahaan, melainkan apa yang hari ini masih dapat dibuktikan.
Karena itu, dokumentasi bukan pekerjaan administratif setelah transaksi selesai. Dokumentasi adalah bagian dari transaksi itu sendiri.
Perusahaan yang menjaga dokumennya sedang menjaga ingatan hukumnya.
TouTax Associates membantu perusahaan memetakan dokumen transaksi, melakukan rekonsiliasi antara pembukuan dan pajak, menilai kesiapan dokumen sebelum pemeriksaan, serta menyusun rangkaian bukti yang konsisten berdasarkan fakta yang sebenarnya.
Angkanya sudah tercatat, tetapi dokumennya belum membentuk satu cerita? Jadwalkan Diskusi Awal bersama TouTax Associates.
Referensi Utama
- Republik Indonesia, Undang-Undang Nomor 6 Tahun 1983 tentang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan beserta perubahannya, khususnya Pasal 13, Pasal 26A, Pasal 28, dan Pasal 29.
- Republik Indonesia, Peraturan Pemerintah Nomor 50 Tahun 2022 tentang Tata Cara Pelaksanaan Hak dan Pemenuhan Kewajiban Perpajakan, khususnya Pasal 11.
- Kementerian Keuangan Republik Indonesia, Peraturan Menteri Keuangan Nomor 15 Tahun 2025 tentang Pemeriksaan Pajak, khususnya ketentuan mengenai peminjaman dan penyampaian buku, catatan, dokumen, serta data elektronik.
- Republik Indonesia, Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2002 tentang Pengadilan Pajak, khususnya Pasal 69 sampai dengan Pasal 78.
Catatan: Artikel ini bersifat informasi umum dan bukan nasihat hukum, akuntansi, atau perpajakan untuk fakta dan keadaan tertentu.